La nómina es el proceso de pago a sus empleados, pero puede resultar confuso para algunos. Aquí hay un desglose del proceso de nómina.

La nómina se refiere a una lista de empleados pagados por una empresa. El término abarca tanto el proceso de pago a los empleados como una lista específica de los empleados de una empresa que muestra quién tiene derecho a recibir pagos y cuánto se debe. Si tiene una empresa con una buena cantidad de empleados, puede resultar complicado hacer un seguimiento de a quién se le debe qué cantidad de dinero.

Por complicado que pueda ser la nómina, sigue siendo crucial hacerlo bien. Obviamente, pagar menos a sus empleados es un problema, y ​​estropear cualquier impuesto traerá la peor parte del IRS a su negocio.

La mayoría de las empresas utilizan un software de contabilidad o nómina. Ambos pueden calcular los impuestos o deducciones que están involucrados en el proceso de nómina, lo que le permite estar seguro de que no tendrá tarifas o impuestos pendientes que se pierdan.

Si está ansioso por dominar el arte de la nómina para su negocio, siga leyendo.

En esta página:

¿Cómo funciona la nómina?

Hay algunos pasos para el procesamiento de la nómina: no se trata simplemente de presionar un botón y distribuir dinero a sus empleados. Estos son los pasos que debe seguir para pagar a sus empleados y asegurarse de que puede evitar cualquier problema legal.

Infografía de nómina

1. Asegúrese de que la información de los empleados sea precisa

Esto debería suceder incluso antes de contratar al empleado, y mucho menos pagarle. Es importante asegurarse de que su información bancaria y personal (por ejemplo, dirección) sea precisa, pero igualmente importante es el formulario W-4.

El formulario W-4 es un formulario del IRS que los empleados deben completar para informar a su empleador cuánto dinero retener de su cheque de pago para los impuestos federales. Perderse información aquí puede ser un gran problema, ya que podría ponerlo en problemas legales, por lo que podría valer la pena programar una consulta con un contador para revisar sus registros (incluso si no tiene la intención de usar uno completo hora).

2. Configure el cronograma de nómina

Algunas empresas pagan semanalmente, como todos los martes, mientras que otras pagan el último día del mes. Deberá crear un cronograma de pagos consistente para que los cálculos de nómina sean precisos, ya que estos cálculos se basan en períodos de pago consistentes. También permite a los empleados planificar sus gastos y facturas en función de cuándo se les paga.

3. Calcule el salario bruto

Si sus empleados reciben un salario, simplemente deberá dividir su salario anual en el período de pago correspondiente. Si se les paga por hora, debe asegurarse de pagarles con precisión por el tiempo que han trabajado. Al calcular los empleados por hora, deberá sumar todo el tiempo que han registrado, así como calcular las horas extra.

Si no desea realizar cálculos a mano, algunos sistemas de nómina o sistemas dedicados de seguimiento del tiempo pueden ayudar con los empleados pagados por horas, ya que realizan un seguimiento de las horas y hacen los cálculos automáticamente.

4.Haga las deducciones necesarias

Hay algunas razones permitidas para deducir dinero de los cheques de pago de sus empleados, como la atención médica de toda la empresa, las pensiones, los impuestos FICA (impuestos del Seguro Social y Medicare), los impuestos estatales o la deuda de los empleados. Todo esto se hace antes de que el empleado reciba su cheque de pago. Los sistemas de nómina realizarán deducciones salariales automáticamente. Todo lo que los usuarios deben hacer es asegurarse de que los detalles de impuestos y beneficios de sus empleados sean correctos.

5. Pague a sus empleados

¡De eso se trata todo esto! Finalmente, sus empleados leales reciben su pago. Una vez realizadas las deducciones del paso anterior, todo lo que necesita hacer es finalizar las transferencias. Es importante tener en cuenta que los pagos deben realizarse mediante depósito directo o cheque en papel. Sin embargo, el depósito directo puede tardar un par de días en liquidarse, así que asegúrese de ejecutar su nómina antes del día de pago si está utilizando el depósito directo.

6. Mantenga registros ordenados

Una vez que el polvo se haya asentado y todos hayan obtenido su dinero, debe asegurarse de que todo esté registrado correctamente. Si está utilizando un software de contabilidad o nómina, esto se hará automáticamente, pero si lo está administrando por su propia mano, debe mantener registros extensos de todos los cálculos y pagos.

Estos registros se guardan para los formularios W-2. Estos formularios se utilizan para los informes de fin de año y para la documentación de cualquier cambio en el pago. Legalmente, debe realizar un seguimiento de cualquier pago de empleado de su empresa.

Componentes clave de la nómina

Hemos analizado las nóminas en un sentido amplio, pero echemos un vistazo a los componentes individuales que componen un sistema de nómina completo.

Detalles sobre empleados

El pan y la mantequilla del sistema: después de todo, necesitará saber a quién está pagando. La sección de detalles del empleado contendrá una recopilación de la información personal de todos los empleados a los que debe pagar, así como sus datos bancarios, su función en la empresa, la cantidad que se les debe y cualquier embargo de salario ordenado por un tribunal para pagar de manera efectiva y justa. cada empleado.

Horas trabajadas

Los empleados suelen ser por horas o asalariados. Asalariado significa que ganan una cantidad fija por período de pago, a diferencia de los trabajadores por horas, a quienes se les paga basándose únicamente en la cantidad de tiempo que han registrado en el sistema. Si su empresa paga a los trabajadores por horas, el software de nómina podrá realizar un seguimiento de cuánto se les debe a sus empleados, en función de la cantidad de tiempo que han acumulado.

Para hacer esto, solo necesita realizar un seguimiento de todas las horas que sus empleados han registrado en el transcurso de un solo período de pago, luego sume sus salarios por hora para cubrir cada hora (teniendo en cuenta las horas extra). Si no desea hacer todos estos cálculos para cada empleado, el software de nómina puede calcularlo por usted.

Salario

Si su empresa emplea trabajadores asalariados, les pagará una tarifa fija cada vez que llegue el día de pago. Las personas generalmente hablan de sus salarios en términos de la cantidad que ganan en un año, pero puede ser útil dividir un salario anual en períodos de pago.

Por ejemplo, si le paga a un empleado un salario anual de $ 28,600 con períodos de pago semanales, su cheque de pago semanal será de $ 550 antes de las deducciones.

Calculadora de nómina

Tiempo extraordinario

Si sus empleados trabajan por horas, es posible que necesite que dediquen tiempo fuera de su turno normal de 40 horas. Si ese es el caso, debe pagarles la tarifa de pago establecida por la FLSA , a menos que se acuerde una tarifa de horas extra diferente en un contrato. Cualquiera que gane más de $ 684 a la semana ($ 35,568 al año) está exento de los pagos de horas extras impuestos por el gobierno.

Vacaciones anuales

Ya sea que se trate de las vacaciones obligatorias de dos semanas o un período de licencia por compasión, igual deberá asegurarse de que sus empleados reciban lo que se les debe. Deberá hacer los cálculos necesarios para asegurarse de que los empleados sigan recibiendo el pago correcto por las vacaciones pagadas. Esto puede hacerse a mano o calcularse automáticamente mediante software.

Beneficios, reembolsos y bonificaciones

El salario y los salarios por hora siempre se calcularán en el sistema, pero cada empresa tendrá pagos únicos que también debe asegurarse de que estén incluidos en los estados financieros. Estos pueden incluir:

  • Beneficios : dinero que se destina a los beneficios de toda la empresa, como un seguro médico o un plan de jubilación.
  • Reembolsos : si un empleado paga por algo que beneficia sus funciones en la empresa, como una clase o un seminario, puede recibir el dinero que gastó.
  • Bonificaciones : fuera del salario o los salarios, los empleados pueden recibir pagos adicionales, como comisiones o bonificaciones de fin de año.

El software de nómina puede ayudarlo a generar y realizar un seguimiento de los pagos no programados.

Deducciones de nómina: ¿qué son?

Una deducción de nómina es cuando un porcentaje del salario de un empleado se elimina de su pago. Hay muchas razones por las que esto podría suceder, pero por ley, debe calcularlo con precisión. Aquí hay algunos tipos principales de deducciones de nómina:

Impuestos

Todos le debemos nuestra parte justa al Tío Sam, por lo que debe asegurarse de que la cantidad correcta de impuestos sobre la renta federales y estatales se eliminen de los cheques de pago de sus empleados y se envíen al gobierno.

Los impuestos son las deducciones de nómina más comunes y se componen de impuestos sobre la renta e impuestos sobre la nómina. Los impuestos sobre la renta incluyen impuestos federales y estatales que van directamente a los fondos generales del gobierno. Si bien la tasa del impuesto sobre la renta federal es estándar en todo el país, los impuestos sobre la renta estatales varían de un estado a otro.

Los impuestos sobre la nómina cubren dos propósitos : Seguro Social y Medicare. Estos se conocen colectivamente como impuestos FICA. La tasa impositiva del Seguro Social es 6.2%, mientras que la tasa impositiva de Medicare es 1.45% (o 2.35% si el empleado gana más de $ 200,000 / año), sumando hasta 7.65% (o 8.55% para el tramo salarial más alto).

También existen impuestos FUTA, que los paga el empleador, no el empleado. Este es el 6% de los primeros $ 7,000 que gana un empleado y se destina a programas de desempleo.

Deducciones de beneficios

Si su empresa ofrece algún tipo de beneficios, como atención médica o un programa dental, sus empleados harán pagos para seguir siendo elegibles para estos beneficios. Estos pagos se toman de sus salarios a través del sistema de nómina.

Pensión y 401 (k)

La pensión, el fondo favorito para casos de emergencia a largo plazo de todos, es un fondo de jubilación administrado por una empresa externa en el que un empleador puede optar. Un plan de pensiones toma una pequeña suma basada en el cheque de pago del empleado y la invierte en un plan de ahorro a largo plazo.

Su empleado también puede optar por poner dinero en un 401 (k). Si bien las pensiones y los 401 (k) a menudo se mencionan al mismo tiempo, existe una diferencia clave. El empleador paga una pensión, mientras que el empleado financia un 401 (k), lo que significa que parte del salario del empleado es retenido por el empleador y canalizado a un 401 (k). Los pagos de pensiones, por otro lado, provienen de los bolsillos de la empresa.

Embargo de salario

Si un empleado tiene algún tipo de deuda, ya sea médica, estudiantil o de otro tipo, se puede establecer una orden judicial para establecer un sistema en el que se deduce un porcentaje de su salario antes de recibirlo y se envía directamente al deudor. Esto se conoce como embargo de salario. Además de cumplir con una orden judicial, esto puede ahorrarle tiempo a su empleado, así como la angustia de tener que desprenderse del dinero.

Nómina de QuickBooks

Maneras de ejecutar la nómina

La nómina se puede manejar de tres formas: a mano, con software o mediante un contador.

Puede optar por seguir la ruta clásica y abordarla a mano. Si dirige una pequeña empresa con solo unos pocos empleados, probablemente no necesitará pagar por un software de nómina o por la ayuda de un contador, siempre y cuando esté seguro de hacerlo usted mismo.

Pero si usted es no confía en hacerlo usted mismo, usted podría utilizar la ayuda de un contador contratado. En lugar de tener que hacer malabarismos con la nómina y otras responsabilidades relacionadas con el negocio, puede contratar a un contador externo cuyo trabajo es asegurarse de que sus finanzas sean precisas y limpias.

Si bien la gente todavía contrata contadores, definitivamente es un trabajo que ha sido un tanto marginado debido a la génesis del software de nómina. En los días previos al uso generalizado de la computadora, necesitaría un contador para administrar todos los documentos y cálculos, pero el software de nómina puede quitarle mucho peso de encima.

El software de nómina puede ser de gran ayuda para una empresa que busca administrar las finanzas de varios empleados. Si está dirigiendo un negocio usted mismo, hay suficientes cosas en su plato, por lo que poder eliminar fácilmente uno de los aspectos más complicados e importantes es de gran ayuda.

Si está interesado en ver una de las opciones de software de nómina más baratas del mercado, consulte Nómina Square . De lo contrario, hay muchas plataformas de software de nómina que merecen su consideración.

Conclusiones clave

La nómina es el sistema de pago a sus empleados. Ya sea que sea asalariado o por horas, cualquier empleado remunerado de manera constante deberá figurar en la nómina de su empresa para recibir un reembolso justo por su trabajo.

Administrar la nómina de su empresa es muy importante: asegurarse de que los impuestos estatales, los impuestos federales y los salarios de sus empleados cumplan con el código es vital, y no hacerlo puede llevar a su empresa a un lío legal.

Hay mucho que tener en cuenta al administrar una nómina, por lo que contratar a un contador es una opción muy razonable. Sin embargo, si usted se encuentra luchando para mantenerse al tanto de las finanzas de su empresa – y no quiere pagar por un contador – a continuación, el software de nómina es una inversión muy razonable, ya que puede ser muy buen precio.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el proceso de nómina?

Al crear una nómina, deberá:

  1. Asegúrese de tener la información correcta (información bancaria, formularios W-4)
  2. Establezca un cronograma de nómina consistente
  3. Calcular el salario bruto de los empleados (ya sea por horas o asalariados)
  4. Hacer las deducciones necesarias (atención médica, impuestos)
  5. Pague a sus empleados, ya sea mediante cheque en papel o transferencia bancaria
  6. Mantenga registros ordenados para cualquier formulario W-2