Hay muchos factores detrás del costo del software de nómina. Nos sumergimos en el precio real que pagará.
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El software de nómina puede costar tan bajo como la tarifa de $ 29 por mes de Nómina Square , o tan alto como el nivel Elite de QuickBook Payroll, a $ 145 por mes . Al observar este rango de precios, así como la cantidad de proveedores de software a medida en el mercado y los factores de tarifas adicionales, puede ver que hay una amplia gama de costos cuando se trata de software de nómina.
Si es propietario de un negocio, puede parecer irónico que tenga que pagar por un software que le ayuda a pagar a sus empleados. Pero es muy fácil ver cuánto vale la inversión, cuando ve cuánto más fácil el software de nómina facilita el proceso.
Después de todo, el software de nómina no solo transfiere dinero de su empresa a sus empleados; hay muchas otras funciones que se pueden realizar a través del software de nómina. Puede deducir y pagar impuestos, administrar los beneficios de los empleados y algunos incluso vienen equipados con la funcionalidad de recursos humanos.
Para obtener más información sobre lo que se esconde detrás de los costos del software de nómina, siga leyendo.
En esta página:
- Costos del software de nómina
- Los costos ocultos del software de nómina
- Modelos de precios de software de nómina
- El mejor software de nómina barato
- ¿Puede subcontratar la nómina?
- Preguntas frecuentes
Costos del software de nómina
Hay mucho que puede implicar el costo de un software de nómina. Con todos los niveles y características, los precios pueden resultar confusos, así que echemos un vistazo a lo que hay detrás del precio de un software de nómina.
¿Cuánta masa necesitarás gastar para usar uno de estos adorables programas de software? A pesar de que se espera que la industria del software de nómina valga más de $ 8 mil millones para 2023, son sorprendentemente asequibles.
El popular software de nómina QuickBooks cuesta entre $ 45 y $ 125 por mes (con $ 4 a $ 10 adicionales por cada empleado en nómina), según las funciones que decida desembolsar. Los niveles de Gusto cuestan entre $ 39 y $ 149 , cobrando entre $ 6 y $ 12 por empleado.
Sin embargo, algunos software, como Heartland Payroll o iSolved People Cloud, están hechos a medida para cada cliente, por lo que sus precios dependen de lo que desee incluir en su paquete.
Como referencia, veamos cuánto costarán tres planes, un plan caro, un plan medio y un plan barato a empresas de cierto tamaño: Big Corp, que tiene 200 empleados , Middle Ltd., que tiene 50 empleados , y Little & Hijos, que tiene cinco empleados . Asumiremos que estas empresas no pagan por funciones adicionales.
Puede ver en esas comparaciones que el software de nómina obtiene su dinero principalmente de la cantidad de empleados que paga, y la tarifa mensual estándar simplemente es un complemento de esa cantidad.
Los costos ocultos del software de nómina
Es fácil ver el costo de un plan de software de nómina y pensar que eso es todo lo que pagará. Sin embargo, puede haber muchos costos ocultos detrás de cada paquete de software.
Pagando por empleado
Casi todo el software de nómina en el mercado cobrará tarifas mensuales adicionales por la cantidad de empleados, además de los costos del plan . Este cargo por empleado puede variar según el plan en el que esté inscrito.
Por ejemplo, QuickBooks Payroll tiene tres niveles, el Core ( $ 45 al mes ), que cobra $ 4 por cada empleado, el Premium ( $ 75 al mes ), que cobra $ 8 por cada empleado, y el Elite ( $ 125 al mes ), que cobra $ 10 por empleado.
Estos pueden integrarse en planes personalizados, como los planes que ofrecen iSolved People Cloud y Heartland Payroll, pero con los planes estandarizados, casi siempre tendrá que pagar tarifas adicionales por cada empleado que inscriba.
Configuración
Además de pagar por el software, es posible que deba pagar los costos de instalación . Puede optar por configurar el software usted mismo, pero es posible que desee considerar dejar que un profesional configure el software, especialmente si está migrando desde otro sistema.
Para algunos productos, el costo de instalación está incluido en ciertos niveles, como el nivel más alto de QuickBooks, el nivel Elite, pero en los niveles más bajos, estará solo. Sage también configurará su software por una tarifa (que está disponible al comunicarse con un representante).
Sin embargo, algunos productos, como Gusto o Square Payroll, ofrecen videos gratuitos e instrucciones de configuración escritas, sin importar el nivel que elija. Y los programas a medida como Heartland Payroll y ADP RUN probablemente tendrán los costos de instalación integrados en sus costos cotizados.
Servicio al Cliente
Dependiendo de la cantidad de empleados que esté administrando, es posible que se vea inundado con diferentes términos y números y se sienta un poco abrumado. Si ese es el caso, podrá confiar en la línea de servicio al cliente de su producto.
Algunas opciones de software de nómina vienen empaquetadas con características de servicio al cliente muy sólidas. Por ejemplo, Gusto viene con chat en vivo, líneas telefónicas, soporte por correo electrónico y una base de conocimientos. Si bien algunos programas pueden perderse una o dos de estas funciones, nunca te quedarás sin soporte por completo. Incluso Sage, que tiene las opciones de soporte al cliente más débiles, todavía ofrece chat en vivo y una base de conocimientos.
Es raro que una función de atención al cliente esté bloqueada detrás de un precio . La única excepción es el soporte en vivo de QuickBooks las 24 horas, los 7 días de la semana, que solo está disponible en el plan Elite ($ 125 al mes). De lo contrario, todas las opciones de soporte del software de nómina están disponibles en todos los planes.
Capacitación
Un paso por encima del servicio al cliente: la capacitación puede ayudarlo a conocer los entresijos del software antes de calcular su primer cheque de pago. Heartland Payroll y QuickBooks ofrecen capacitación en vivo, donde puede ver a un experto usar el software y hacer preguntas, mientras que Sage e iSolved People Cloud ofrecen lecciones en video pregrabadas.
Las sesiones de capacitación de QuickBooks se cobran entre $ 459.99 y $ 799.95 , mientras que Sage solo cobra $ 39 por su paquete de capacitación. Heartland e iSolved People Cloud son software basado en cotizaciones, por lo que el costo de sus recursos de capacitación probablemente se tenga en cuenta en el costo final.
Gastos de cancelación
Hay una cosa más financiera a considerar al elegir un software de nómina: las tarifas de cancelación. Algunos programas, como Sage y QuickBooks, ofrecen una garantía de devolución de dinero completa .
Sin embargo, otro software no le devolverá su dinero cuando cancele su suscripción, ya que Paychex Flex no permite cancelaciones en cualquier momento, y solo QuickBooks y Sage ofrecen una garantía de devolución de dinero de 60 días.
Por eso es una buena idea optar por una prueba gratuita cuando sea posible. Sage, QuickBooks y ADP’s RUN ofrecen pruebas gratuitas, por lo que puede ver lo que le espera antes de decidir invertir.
Escalabilidad
Al elegir el software de nómina, es importante considerar los planes de crecimiento de su negocio junto con lo que necesita en este momento. La mayoría de las empresas se quedan con el mismo software de nómina de por vida, ya que la migración puede ser un proceso arduo, por lo que querrá poder facilitar este crecimiento con un software de nómina que pueda manejarlo.
Algunas opciones de software vienen con límites en la cantidad de empleados que se pueden inscribir, por lo que vale la pena conocer estos límites si está buscando expandirse. Por ejemplo, Sage 50cloud Accounting admite hasta 40 empleados, mientras que RUN de ADP admite 49.
Si está buscando ir más allá de eso, es posible que desee mirar Dominion Payroll o iSolved People Cloud, que son productos de nómina personalizados que afirman respaldar el crecimiento. Y aunque algunas plataformas afirman ser ilimitadas, como QuickBooks Payroll o Gusto, también afirman que están destinadas a empresas más pequeñas. Tenga cuidado al optar por estos si tiene la intención de crecer, ya que no querría llegar a un techo que no sabía que existía y tendría que pagar inesperadamente por un nuevo software además de sus costos originales.
Modelos de precios de software de nómina
Hay algunas formas en las que puede pagar su software de nómina. Estos son los principales modelos que afectarán los precios de su software de nómina.
Precio fijo
Muchos proveedores de software de nómina cobrarán una tarifa mensual fija por sus funciones de nómina, en función de factores establecidos, como el plan ofrecido y la cantidad de empleados en su sistema. Un ejemplo es QuickBooks, cuyo plan Core cuesta una tarifa fija de $ 45 por mes, con $ 4 adicionales al mes por cada empleado.
Costos de nómina por empleado
Como en el ejemplo de Quickbooks anterior, algunos proveedores de software agregarán la cantidad de empleados en su nómina como un pequeño costo adicional al costo de suscripción mensual fijo para un determinado plan. Algunos otros ejemplos incluyen Gusto, que cobra $ 6 o $ 12 adicionales (según su plan) por cada empleado que haya inscrito en su software, y Square Payroll, que cobra $ 5 por empleado .
Precios a medida
Algunos proveedores de software de nómina, como Heartland Payroll e iSolved People Cloud, crearán un plan de precios a medida para su negocio. El precio que pague se basará en sus necesidades exactas, que incluyen:
- las características y funcionalidades exactas que desea
- cuántos empleados debe atender el software
- la duración del contrato que firma
frecuencia de pago
Algunos proveedores también incluyen la frecuencia de uso como un factor en sus precios personalizados. Por ejemplo, ADP’S RUN le cobrará cada vez que active una función de nómina . Por el contrario, los proveedores de tarifa fija, como Square Payroll y Gusto, ofrecerán un uso ilimitado.
El mejor software de nómina económico
Si vino aquí buscando su propio software de nómina y le preocupa el costo, es posible que le interese alguno de los programas de nómina más baratos del mercado. Estos son los proveedores de software de nómina que podemos recomendar y que aún son amables con su billetera.
Cuadrado
Hay una tarifa de suscripción única para Nómina Square : $ 29 al mes más $ 5 por cada empleado pagado . Para una empresa con 10 empleados en su nómina, esto costará $ 79 por mes.
A pesar del bajo precio, Square sigue siendo un producto muy útil, con soporte de configuración basado en teléfono, todas las funciones de impuestos necesarias, incluido el cálculo y la presentación automática de impuestos de los empleados, y análisis muy útiles.
Square ofrece cotizaciones de sus socios de beneficios, Guideline (proveedor 401 (k)), AP Intego (compensación de trabajadores) y SimplyInsured (seguro médico). También puede utilizar Square para crear informes fiscales, así como informes analíticos adicionales.
Su seguimiento del tiempo podría mejorarse, ya que no permite que los empleados ingresen y salgan a través de una aplicación, y tampoco permiten la autoinscripción en beneficios o informes ACA. A menos que perder esas funciones sea un factor decisivo para usted, Square es la mejor opción para software de nómina económico .
Nómina Square es el único software de nómina que hemos encontrado que le permite pagar únicamente a los contratistas. Y dado que los contratistas van y vienen, Square Payroll no cobra una tarifa de suscripción en su plan de contratista, simplemente paga $ 5 por contratista pagado.
QuickBooks
QuickBooks es uno de los nombres más importantes en la industria del software de contabilidad, pero eso no significa que tenga que ser ridículamente caro. El plan más económico de QuickBooks es el plan Core ( $ 45 al mes, $ 4 adicionales por empleado ). Para una empresa que emplea a 10 personas, esto costará $ 85 por mes.
Es uno de los software de nómina más completos que existen, especialmente en los niveles superiores, al que puede actualizar en cualquier momento. En los niveles inferiores, podrá deducir y pagar impuestos federales y estatales, así como permitir que sus empleados vean sus talones de pago en un portal en línea.
Puede usar la Calculadora de costos de empleados de QuickBooks para evaluar cuánto está gastando en empleados, así como crear informes que muestren los detalles detrás de la nómina y los impuestos de su empresa. El plan Core también ejecuta depósitos bancarios al día siguiente.
Entusiasmo
Gusto es extremadamente barato en sus niveles más bajos. El nivel más barato, el plan Core ( $ 39 al mes ), requiere una tarifa de $ 6 por empleado agregado . Sin embargo, todavía ofrece depósito directo de dos días, que es bastante rápido y automatiza tanto la nómina como los impuestos.
Si bien sus herramientas de recursos humanos no son increíblemente sólidas, aún ofrecen un lugar para almacenar documentos e información de los empleados. También permiten que los empleados se autoinscriban en los beneficios, beneficios que se pueden cotizar directamente a través del panel de Gusto.
Gusto ofrece excelentes análisis en cualquier nivel, lo que le permite crear y ver informes de impuestos, así como informes personalizados o prefabricados sobre su proceso de nómina en su conjunto.
Sin embargo, hay algunas desventajas. No hay tarifa de instalación, pero tampoco hay recursos de capacitación. Hay un servicio de migración de datos gratuito, pero un seguimiento del tiempo mediocre.
¿Puede subcontratar la nómina?
La nómina se puede subcontratar a una empresa de contabilidad. Las empresas más grandes tendrán sus propios departamentos de contabilidad (que probablemente seguirán utilizando software de nómina), pero para las empresas más pequeñas, no es raro contratar a un individuo o servicio profesional para mantenerse al tanto de la nómina.
Al contratar a una persona, pagará entre $ 20 y $ 100 por hora , ya que la tarifa la establece el contratista. Si bien la cantidad exacta de tiempo invertido variará según quién realice la nómina, una cifra común parece ser de cuatro a cinco horas por período de pago.
Sin embargo, lo que puede notar es que muchos de estos contratistas utilizan software de nómina para hacer su trabajo. Dado que algunos software de nómina tienen un precio tan bajo como $ 19 al mes , es posible que valga la pena omitir al intermediario y sumergirse directamente en el software.
Si se siente intimidado por los números y los formularios, no deje que eso lo aleje del software de nómina. Si bien es utilizado por profesionales de la contabilidad, el software de nómina está destinado a propietarios de negocios y no es tan difícil de usar como podría ser.
Si aún no está convencido, algunos de los programas le permiten participar en una prueba o demostración gratuita , como Square o QuickBooks, por lo que no tendrá que gastar dinero solo para darse cuenta de que no es para usted. Y muchos de ellos ofrecen soporte y formación integral, lo que permitirá a los nuevos usuarios aprovechar al máximo el programa.
¿Vale la pena el costo del software de nómina?
La nómina puede ser una adición sorprendentemente barata a los sistemas financieros de una empresa. Con precios tan bajos como los $ 29 de Square al mes (más $ 5 por empleado), o planes tan completos como el plan Concierge de Gusto ($ 149 al mes, más $ 12 por empleado), una empresa de diez empleados podría gastar entre $ 79 y $ 269 al mes en software de nómina .
En comparación con la subcontratación, los costos pueden ser algo similares. Pagarle a un contador externo $ 50 por hora para que realice su nómina puede sumar hasta $ 200 (o más) cada mes , lo que definitivamente es más caro que un plan de software de nómina estándar.
En última instancia, el software de nómina puede ser realmente tan caro como desee. Si es una pequeña empresa con un puñado de empleados, invertir en software de nómina puede ser una decisión valiosa que puede quitarle mucho peso de encima, sin afectar enormemente sus finanzas.
Costos de nómina: preguntas frecuentes
¿Puedo probar el software de nómina con una prueba gratuita?
Sí, algunos proveedores ofrecen pruebas gratuitas. QuickBooks y ADP RUN ofrecen pruebas por tiempo limitado. QuickBooks te ofrece 30 días gratis, mientras que ADP RUN te brinda tres meses completos. Sage, Gusto y Paychex Flex ofrecen una demostración del producto.
¿Existe alguna diferencia entre pagar a empleados o contratistas?
Sí, los empleados y contratistas tienen diferentes requisitos legales a la hora de gestionar su nómina. Si bien una empresa deberá retener el impuesto sobre la renta y los impuestos FICA de un empleado, no hacen lo mismo con los contratistas. En cambio, es responsabilidad del contratista administrar sus propios impuestos.
Los contratistas también estarán exentos de las deducciones de nómina de toda la empresa, como los programas de atención médica o los planes de estacionamiento.
¿Alguien podría hacer la nómina a mano?
Definitivamente es posible realizar la nómina de sus empleados a mano, pero debe asegurarse de saber lo que está haciendo. Existe un formulario del gobierno, conocido como Formulario 941, que le permitirá calcular y deducir los impuestos del gobierno, pero si lo combina con los beneficios para empleados y el embargo de salario, puede ser un proceso complicado.Sobre nuestros enlaces
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